Ein komplexes Thema, viele Beteiligte und das alles online verhandeln? Immer mehr Verhandlungen werden online geführt. Dies bringt viele Vorteile und auch Herausforderungen mit sich. Wie schafft man es, eine gute Beziehung zu den Verhandlungspartner:innen aufzubauen? Wie kommuniziert man in Online-Verhandlungen so konstruktiv wie möglich? Wie löst man schwierige Situationen? Wir befassen uns mit den Besonderheiten von Online-Verhandlungen und zeigen auch, wie selbst Verhandlungsprofis ihr Repertoire sinnvoll und gewinnbringend erweitern können.

Online verhandeln - ist das überhaupt möglich?

In Zeiten der Distanzierung, wie aktuell, und der Globalisierung allgemein läuft das "Tagesgeschäft" online ab. So müssen Mitarbeiter:innen sich auch virtuell treffen und online verhandeln. Viele fragen sich in letzter Zeit vielleicht häufiger, warum wir nicht einfach warten können, bis alles wieder "normal" läuft. Ist es möglich, erfolgreich online zu verhandeln? Nein, wir können nicht warten, und ja, gelungene Online-Verhandlungen sind möglich.

Abstandsregeln und Beschränkungen werden uns für einen noch unbestimmten Zeitraum erhalten bleiben. In vielen Fällen werden Verhandlungen auch weiterhin nur online stattfinden. In den letzten Monaten haben wir gesehen, dass das gut funktioniert. Wie an viele Dinge in der sogenannten "neuen Normalität" müssen wir uns an weitgehend virtuelle Verhandlungen erst gewöhnen. Am besten bleibt man direkt im Medium und trainiert virtuell mit dem E⁠-⁠Learning "Online Verhandlungen führen", wie man erfolgreich online verhandeln kann.

Online-Verhandlungen unterscheiden sich zwar von Präsenzverhandlungen und weisen sogar einige Besonderheiten und Vorteile auf.

Vorteile von Online-Verhandlungen:

• mehr Flexibilität

• mehr Fokus

• Integration von Experten und Managern

• Geld- und Zeitersparnis

Experten schätzen, dass fünf Online-Verhandlungen in der Zeit durchgeführt werden können, die für eine persönliche Verhandlung erforderlich ist.

Neben diesen zahlreichen Vorteilen stellen Online-Verhandlungen natürlich auch besondere Herausforderungen dar. Im E⁠-⁠Training "Online Verhandlungen führen" erfahren Sie, wie Sie mit diesen besonderen Herausforderungen konstruktiv umgehen und wie Sie die Vorteile für Ihren Erfolg nutzen können.

Gute Beziehungen aufbauen

Der Aufbau guter Beziehungen ist entscheidend für Ihren Verhandlungserfolg - sowohl online als auch offline. Auch bei Online-Verhandlungen können Sie viel für den Aufbau von Beziehungen tun. Es ist wichtig, weit vor der eigentlichen Verhandlung zu beginnen. Sie können schon vor der Verhandlung viel für den Aufbau einer Beziehung tun.

"Je häufiger wir einen Menschen sehen, umso sympathischer finden wir ihn auch." (Dr. Eva Brandt, Pädagogin, Unternehmensberaterin und Coach)

Tipp 1: Beziehung aufbauen vor der Online-Verhandlung

In Erklärfilmen und Übersichten gibt das E⁠-⁠Training wertvolle Hinweise zum Aufbau von Beziehungen vor der Verhandlung. Die Teilnehmer:innen lernen, wie sie zu diesem Zweck verschiedene Kommunikationsmittel und -kanäle nutzen können, vom Telefon bis zum Social-Media-Kanal.

• Telefon- oder Videoanrufe verwenden

• freundliche und persönliche E⁠-⁠Mails formulieren

• auf Social-Media-Kanälen folgen

• sich über aktuelle Kundenthemen auf dem Laufenden halten

• Geburtstagsgrüße senden

Tipp 2: Regeln für das soziale Kommunikationsverhalten in Online-Verhandlungen beachten

Netiquette beschreibt den höflichen und respektvollen Umgang mit anderen in der digitalen Kommunikation. In einer kurzen Einführung erklärt das E⁠-⁠Training die wichtigsten Verhaltensregeln, die man bei Online-Verhandlungen beachten muss.

• früh einloggen

• Gesprächspartner ausreden lassen

• maximal 2 Minuten am Stück sprechen

• Mikro stummschalten, wenn nicht benötigt

• auf Beleuchtung & Hintergründe achten

• keine abfälligen Kommentare veröffentlichen

• angemessene Kleidung tragen

• sich immer verabschieden

Tipp 3: Online verhandeln mit Webcam

Laut Studien der Rutgers State University of New Jersey führen Online-Verhandlungen mit Webcams zu deutlich besseren Ergebnissen. Dementsprechend lernen die Teilnehmer*innen in diesem E⁠-⁠Training, wie sie die Beziehung zu ihrem Verhandlungspartner online aufbauen können, indem sie sich selbst zeigen. Zu diesem Zweck vermittelt das E⁠-⁠Learning den richtigen Umgang mit der Webcam und anderen technischen Hilfsmitteln. Small Talk zu Beginn jeder Online-Verhandlung stärkt die Beziehung zu den Verhandlungspartnern und schafft eine positive Atmosphäre.

Gute Vorbereitung ist alles

Es ist nie gut, unvorbereitet in ein Meeting zu gehen. Eine gute und gründliche Vorbereitung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Online-Verhandlungen.

Tipp 1: Online-Verhandlungen gut organisieren

Das E⁠-⁠Training behandelt wichtige organisatorische Aspekte wie die Terminplanung sowie die Rahmenbedingungen für erfolgreiche Online-Verhandlungen.

• den Termin weit im Voraus ansetzen

• den Termin für 45-90 Minuten festlegen

• Pausen einplanen

• mehrere kurze Treffen arrangieren

• die Teilnehmerzahl auf 10 Personen beschränken

• organisieren, während der Verhandlung nicht gestört zu werden

• Umgebung überprüfen

Tipp 2: Technik für Online-Verhandlungen vorbereiten

Darüber hinaus fordert das E⁠-⁠Learning die Lernenden auf, die technischen Voraussetzungen für erfolgreiche Online-Verhandlungen zu schaffen.

• Technik vorher überprüfen

• sich mit der Software vertraut machen

• Kunden unterstützen

• entscheiden, ob alle Teilnehmer in getrennten Räumen oder alle in einem Raum vor einem Gerät sitzen

• eine Alternative bereithalten (z.B. Telefonkonferenz)

• einen virtuellen Firmenhintergrund installieren

Tipp 3: Inhalte für Online-Verhandlungen vorbereiten

Schließlich befasst sich der Kurs mit der Vorbereitung der Inhalte.

• Technik vorher überprüfen

• sich mit der Software vertraut machen

• Kunden unterstützen

• entscheiden, ob alle Teilnehmer in getrennten Räumen oder alle in einem Raum vor einem Gerät sitzen

• eine Alternative bereithalten (z.B. Telefonkonferenz)

• einen virtuellen Firmenhintergrund installieren

Das E⁠-⁠Learning "Online Verhandlungen führen" veranschaulicht diese Inhalte in realistischen Schauspielszenen. Es geht ausführlich auf die relevanten Punkte ein und bietet eine praktische Checkliste. Mit Hilfe einer Transferaufgabe verinnerlichen die Teilnehmer*innen, wie sie sich am besten auf Online-Verhandlungen vorbereiten können. Um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft, bietet das E⁠-⁠Training den Teilnehmenden schließlich einen praxisorientierten Ablaufplan, mit dem sie ihre nächste Online-Verhandlung strukturieren können.

• Dokumente vorbereiten

• Form des Inhalts planen

• im Voraus üben: Bildschirm freigeben, Video mit Ton, Dateien öffnen

• Tagesordnung definieren

• Protokollführer*in bestimmen

• die Verteilung der Rollen im Team koordinieren

• die internen Kommunikation während der Verhandlung koordinieren

Im "Notfall" - Ruhe bewahren und weitermachen

Nicht alle Lösungen, die bei Präsenzverhandlungen zur Verfügung stehen, funktionieren online. Aber man kann die meisten dieser Lösungen auf die Online-Welt übertragen.

Tipp 1: Online-Verhandlungen kurz unterbrechen

Pausen während der Verhandlung und ein Wechsel des Mediums ermöglichen es, Hindernisse in einem informellen Gespräch zu effektiv beseitigen. Dieser virtuelle Ersatz des klassischen Privatgesprächs dient dazu, die Verhandlung wieder in Gang zu bringen oder die interne Koordination innerhalb des Teams zu ermöglichen. Anhand realistischer Schauspielszenen zeigt das E⁠-⁠Training auch, wie die Teilnehmer:innen schwierige Situationen in Online-Verhandlungen meistern können.

Tipp 2: Vorgehen im eigenen Team koordinieren

Genau wie im Dialog mit einem Verhandlungspartner gibt es Möglichkeiten, gegenzusteuern, wenn Schwierigkeiten im eigenen Team auftreten.

• Medien für die interne Koordination definieren

• Medien außerhalb der Verhandlungssoftware verwenden

• die Abstimmung auf kurze Nachrichten beschränken

• die Verhandlungen falls erforderlich unterbrechen

• eine separate, interne Videokonferenz einrichten

Tipp 3: Technische Probleme gelassen beheben

Auch die Technik kann bei Online-Verhandlungen Schwierigkeiten verursachen. Egal wie erfahren und technisch versiert, alle wurden schon einmal von der Technologie im Stich gelassen. Das E⁠-⁠Training gibt praktische Tipps, wie man in solchen Fällen gelassen reagieren kann.

• Sitzungen neu starten

• einzelne Teilnehmer:innen neu starten

• Teilnehmer:innen erneut einwählen

• Kamera deaktivieren

• Plan B bereit halten

• zu einer Telefonkonferenz wechseln

Klare Kommunikation - sich online verständlich machen

Bei Online-Verhandlungen stehen nicht alle Kommunikationssignale zur Verfügung. So sind beispielsweise Gesten oder Körpersprache oft nicht sichtbar. Je weniger Signale zur Verfügung stehen, desto klarer und eindeutiger muss die verbale Kommunikation sein. Mit diesem E⁠-⁠Training können die Lernenden ihre Aufmerksamkeit für alle Kommunikationssignale trainieren, die ihr Gegenüber in einer Online-Verhandlung senden könnte - zusätzlich zu dem, was er oder sie sagt. Zu diesen non-verbalen Signalen gehören u.a.:

• Intonation

• Mimik und Gestik

• Pausen

Die Teilnehmer:innen werden angeleitet, diesen Signalen Aufmerksamkeit zu schenken, wie sie zusätzliche Informationen aus ihnen gewinnen können. Außerdem erhalten Sie viele konkrete Tipps, um in Online-Verhandlungen effektiv zu kommunizieren.

• während der Begrüßung direkt in die Kamera blicken

• Fragen immer an eine bestimmte Person richten

• das Gespräch aktiv strukturieren

• Zwischenergebnisse zusammenfassen

• Emotionen benennen

• Körpersprache übersetzen und Signale verbalisieren

Kurz und bündig - Online-Präsentationen erstellen

Grundsätzlich gelten für Präsentationen in Online-Verhandlungen die gleichen Grundsätze wie für Präsentationen in persönlichen Verhandlungen. Allerdings ist die Aufmerksamkeitsspanne online geringer. Das E⁠-⁠Learning "Online Verhandlungen führen" vermittelt den Teilnehmenden, wie sie ihre Präsentationen so kurz wie nötig und so klar wie möglich halten können. Die Lernenden erhalten viele konkrete Tipps, worauf bei Präsentationen in Online-Verhandlungen zu achten ist.

• einen starke Einstieg wählen

• nur wenige klare Punkte auf jede Folie schreiben

• Grafiken verwenden

• für viel Abwechslung sorgen

• auf die Folie malen

• ein virtuelles Whiteboard verwenden

• die Kamera während der Präsentation eingeschaltet lassen

• ein starkes Ende finden

Online Verhandlungen führen - und online lernen mit Pink University

Das E⁠-⁠Training "Online Verhandlungen führen" ist ein multimediales E⁠-⁠Learning mit Videosequenzen, einer professionellen Lernmoderation, Erklärfilmen, realistischen Schauspielszenen, Lernfragen, Transferaufgaben, Checklisten und Ablaufplänen. Es richtet sich an erfahrene Vertriebsmitarbeiter:innen und Vertriebsprofis und geht speziell auf die Besonderheiten von Online-Verhandlungen ein.

Personalverantwortliche und HR-Mitarbeiter:innen können hier einen kostenlosen Testzugang erhalten.

Rufen Sie uns einfach unter +49 89 5 47 27 84 10 an oder schreiben Sie an: kontakt@pinktum.com.

Quellen:

Brandt, Eva. "Die Neuropsychologie der Distanz" in: managerSeminare 269, August 2020, Seite 4⁠-⁠10

https://www.business-wissen.de/artikel/netiquette-regeln-fuer-richtiges-benehmen-im-internet/

Kurtzberg, Terri & Kang, Sanghoon & Naquin, Charles. (2018). The Effect of Screen Size and E⁠-⁠Communication Richness on Negotiation Performance. Group Decision and Negotiation. 27. 10.1007/s10726-018-9574-x.