La estructura y el diseño de una formación pueden determinar si los participantes salen del evento con energías renovadas y nuevos conocimientos, o si, por el contrario, se preguntan por qué decidieron asistir. Un enfoque estructurado te ayuda a desarrollar una formación interesante a la par que instructiva. Para conseguir ambos, tan solo tienes que seguir nuestras instrucciones paso a paso.

Desarrolla el concepto didáctico de tu formación en seis pasos

Paso 1: aclarar las condiciones marco

En primer lugar, imagina cómo quieres que sea tu trabajo como formador. Aclara las cuestiones importantes: cuáles son las necesidades de formación, con qué presupuesto cuentas, en qué fechas y qué enfoque quieres emplear para la formación.

• ¿Por qué es necesaria la formación?

• ¿De qué recursos dispones?

• ¿Cuándo debe tener lugar la formación?

• ¿Cuántas horas o días debe cubrir?

• ¿Qué temas centrales deben abordarse?

• ¿Qué deben aprender los participantes con la formación?

• ¿Qué formato debe tener la formación (por ejemplo, formación interna o seminario en línea)?

Para evitar falsas expectativas desde el principio, invierte suficiente tiempo en este primer paso tan importante. Tu objetivo es obtener una imagen global coherente de tu tarea. Si las condiciones marco te parecen poco realistas, dilo. ¿Impartir una formación práctica sobre conflictos en tan solo 90 minutos? ¡Misión imposible! Habla con tus clientes para averiguar qué es más importante para ellos: en este caso los ejercicios prácticos o una duración breve de la formación.

Paso 2: analizar el grupo objetivo al que va dirigida la formación

Para poder apoyar de forma óptima a los participantes de tu formación en su proceso de aprendizaje, necesitas saber quiénes son.

• ¿Qué conocimientos previos traen consigo?

• ¿Cuál es su actitud hacia el tema de la formación (por ejemplo, ¿muestran una actitud escéptica o abierta?)?

• ¿Cuáles son sus necesidades y expectativas?

Si crees que te puede ser de ayuda, realiza previamente una encuesta o una entrevista a algunos de los participantes. De este modo, conocerás mejor al grupo objetivo y podrás adaptar mejor las medidas de cualificación a él.

Paso 3: definir los objetivos de aprendizaje

Los objetivos de aprendizaje constituyen el núcleo de la preparación. No solo determinan el contenido de la formación, sino que también son el punto de referencia de su posible éxito o fracaso. Si se formulan correctamente, la adquisición de conocimientos y habilidades por parte de los participantes puede medirse en función de los objetivos de aprendizaje.

Pero ¿qué se necesita para formularlos correctamente? Los objetivos de aprendizaje deben ser claros, realistas y medibles. Utiliza esta pregunta para guiarte: ¿qué deben saber, ser capaces de hacer o haber interiorizado los participantes al final de la formación? Intenta ser lo más específico posible cuando respondas. Por ejemplo: «Los participantes serán capaces de aplicar las técnicas de comunicación más importantes en el servicio de atención al cliente».

A continuación, divide el objetivo general en tres o cinco subobjetivos concretos. Y recuerda compartir estos objetivos de aprendizaje con los participantes antes o al comienzo de la formación. Si marcas objetivos que les planteen un reto a los participantes, sin llegar a abrumarlos, le estarás dando un marco claro al proceso de aprendizaje.

Paso 4: determinar el contenido y los métodos

En este paso se escogen los «ingredientes» de la formación. A partir de los datos clave recopilados y de los objetivos de aprendizaje, ya puedes elaborar la formación en términos de contenido y didáctica. Seguro que te encuentras con un sinfín de información sobre el tema que vas a tratar. Por lo tanto, tu tarea ahora consiste en filtrar el contenido más importante y darle una estructura significativa. Puedes hacerlo así:

• Recopila todo el material que necesites: crea una visión general del contenido del tema (por ejemplo, en forma de mapa mental).

• Filtra el material recopilado por objetivos de aprendizaje: sírvete de los objetivos de aprendizaje que hayas definido para filtrar el material. Pregúntate lo siguiente: ¿qué temas son esenciales para alcanzar los objetivos de aprendizaje?

• Crea módulos de aprendizaje: resume el contenido seleccionado en unidades más pequeñas y comprensibles. Puede tratarse de varias unidades por objetivo de aprendizaje.

• Establece un orden lógico: determina la secuencia de los módulos de aprendizaje. Por ejemplo, puedes pasar de contenidos básicos a temas más complejos o de la teoría a la transferencia práctica.

Piensa también qué métodos deseas utilizar para transmitir el contenido. Un consejo: combina diferentes métodos, tales como debates en grupo, conferencias, ejercicios interactivos o estudios de casos. La variedad mantendrá a los participantes atentos y concentrados.

Paso 5: considerar los aspectos organizativos

Los detalles organizativos suelen ser subestimarse en muchas ocasiones, pero lo cierto es que son esenciales para el éxito de la formación. Unas instalaciones adecuadas, el equipo técnico correcto y un proceso bien estructurado permiten un ambiente de trabajo de máxima concentración.

• Sala: comprueba de antemano el estado de la sala en la que va a celebrarse el evento. ¿Tiene el tamaño adecuado? ¿Permite trabajar en grupo? ¿Promueve un ambiente de aprendizaje positivo? En caso de que impartas una formación en línea: ¿ofrece la aplicación virtual elegida el espacio necesario para la interactividad y los ejercicios en grupo?

• Equipamiento: comprueba también el equipamiento técnico y los materiales para los participantes. ¿Funcionan el portátil y el proyector? ¿Tienes a tu disposición todos los cables que necesitas? ¿Hay suficiente papel para el rotafolio y tienes bolígrafos de sobra para todos? ¿Qué otras herramientas te gustaría emplear durante la formación?

• Horario: establece un calendario claro. Divide el programa de formación, basándote siempre en la estructura del contenido, en bloques de 90 minutos como máximo. Debes planificar suficientes descansos entre los diferentes bloques.

Paso 6: crear materiales de formación

Los materiales de formación ayudan a los participantes a repetir y consolidar lo que han aprendido después de la formación. Para que los materiales de la formación sean efectivos, deben cumplir tres funciones principales:

• Proporcionar información: el material debe contener toda la información importante de forma comprensible y bien estructurada.

• Apoyar la memoria: con la vuelta a la rutina, los detalles pueden olvidarse fácilmente. Los materiales deben servir como un valioso libro de referencia para los participantes.

• Ofrecer calidad: un papel de alta calidad y un diseño atractivo y moderno dan a los participantes la sensación de haber aprendido un contenido valioso.

Resumen

El concepto de formación perfecto no se crea de la noche a la mañana. Requiere planificación, un buen feeling con el grupo objetivo, así como un trabajo preparatorio en términos de contenido y organización. ¿Te gustaría profundizar tus conocimientos y conseguir que tu formación sea aún más eficaz? Entonces échale un vistazo a nuestro curso de formación «Cómo diseñar y preparar una formación»: en él encontrarás consejos y listas de comprobación adicionales.